Zašto je dobro da za vašu poslovnu adresu koristite domenski email (i kako da kreirate domensku poslovnu email adresu)

Kada donosite odluku vezano za vašu poslovu email adresu, verovatno vam se samo po sebi nameće pitanje da li je bolje da koristite domensku adresu ili neku drugu adresu.

Dobra poslovna adresa treba obavezno da bude kreirana na vašem domenu. Na primer, ako je vaš domen mojakompanija.rs, vaša email adresa bi moga da bude recimo info@mojakompanija.rs

Kreiranje poslovne email adrese bi trebalo da bude visoko na spisku prioriteta prilikom osnivanja nekog preduzeća, jer je to način na koji ćete najčešće komunicirati sa poslovnim partnerima, potencijalnim i postojećim klijentima i na kraju i svojim zaposlenima.

Možda se ovo većini vas čini kao potpuno logičan korak, ali postoje preduzeća koja i u današnje vreme ne pridaju veliku važnost poslovnoj email adresi. Tako često možete videti email adresu poput mojakompanija@gmail.com ili email adresu kreiranu na nekom drugom email servisu. Verovatno nema potrebe da ponovimo da to nije dobra praksa. Ipak, u ovom tekstu ćemo se detaljnije pozabaviti zbog čega je važno da koristite domensku email adresu.

Ipak, da pre svega vidimo šta je to profesionalna email adresa.

Šta je to profesionalna email adresa?

Naša email adresa predstavlja online identitet našeg biznisa. Profesionalna email adresa se pre svega koristi za komunikaciju sa svim subjektima koji imaju neke veze sa vašim biznisom. Kako smo pomenuli to mogu biti vaši klijenti, ali i vaši zaposleni. Svako od njih treba da u vašoj email adresi stekne neku predstavu o vama kao preduzeću.

Ako koristite email adresu sa vašim domenom, to čini da vaše preduzeće izgleda ozbiljnije i daje mu dodatno na kredibilitetu.

Moć domenske email adrese

Jedan od prvih izazova sa kojima se susreću mala i novoosnovana preduzeća je upravo nedostatak kredibiliteta. Ne da vas klijenti ne mogu smatrati kredibilnim, nego jednostavno niste imali dovoljno vremena da ga izgradite.

Email adresa sa vašim domenom može da pomogne da klijenti lakše steknu poverenje u vaše preduzeće i na taj način pomogne izgradnji vašeg kredibiliteta.

Na mnogo načina naziv domena je važan faktor u vašem online prisustvu. Ako je taj naziv profesionalan i na pravi način predstavlja vaše preduzeće, tim pre će i vaši klijenti imati pozitivno mišljenje o vašem preduzeću.

Izdvojite se od konkurencije

Korišćenje nekog od besplatnih email servisa (Google, Yahoo i sl) za kreiranje vaše poslovne email adrese je ne tako dobra ideja. Ipak, postoje kompanije koje i dalje svoje poslovne email adrese kreiraju upravo na ovim servisima. To nikako ne znači da su u pitanju loše kompanije, nego jednostavno to ne smatraju preterano bitnim za profesionalni kredibilitet. Ipak, jeste bitno i to veoma.

Iz tog razloga korišćenje poslovne email adrese sa vašim nazivom domena može da vam pomogne da se u startu izdvojite od konkurencije.

Učvrstite svoj brend

Ukoliko niste već opšte poznat brend, onda je važno da se na svaki mogući način predstavite javnosti. Između ostalog to uključuje i naziv vašeg domena, a samim tim i vašu email adresu. Na neki način vaš sajt, naziv domena i naziv vašeg email-a predstavljaju modernu vizit kartu vašeg preduzeća. Zato se potrudite da budu u skladu, jer na taj način ćete uspešno izgraditi i svoj brend.

Domenska email adresa vs generička email adresa

Kao što smo pomenuli, domenska email adresa gradi vaš kredibilitet. Suprotno tome, generička email adresa kreirana na gmail ili yahoo servisu, neće ostaviti dobar utisak na vaše potencijalne klijente.

Zato ćemo se na dalje pozabaviti dodatnim razlozima zbog kojih je domenska email adresa bolji izbor za vašu poslovnu email adresu.

Privatnost

Ukoliko koristite neki od besplatnih email servisa poput Google i Yahoo-a, ono čega se na taj način odričete jeste vaša privatnost. To nije isto kao kada se vaša email adresa nalazi na hosting serveru vaše kompanije. Uostalom i sam Google se u sporazumu sa vama, sa kojim treba da se saglasite za korišćenje njihovog email servisa, ograničava privatnost vašeih email-ova.

Sa druge strane, vaš hosting provajder vam omogućava da imate maksimalnu privatnost dok na njhegovom serveru koristite svoj domenski nalog za email adresu.

Dostupnost

Potpuno je normalno da kao vlasnik biznisa proveravate vaše email-ove na više uređaja. Potrebno je da ostanete u komunikaciji sa vašim klijentima, bez obzira gde se u kom trenutku nalazite.

Održavanje poslovne korespondencije korišćenjem generičke poslovne adrese može da bude težak zadatak. Veoma često ćete na tu istu adresu dobijati i privatne i poslovne email-ove, što znači da je moguće da vam se u moru takvih email-ova zagubi neki važan. A kao po pravilu, to se desi baš onda kada je u pitanju neki veoma važan email.

Ono što u tom slučaju može da bude dobro rešenje jeste upravo korišćenje namenskog email klijenta za te potrebe. Kada je takav email klijent povezan sa vašom domenskom poslovnom adresom, onda je provera email-ova mnogo lakša i manja je verovatnoća da vam promakne neki važan email.

Prenosivost email adrese

Ukoliko ste svoju poslovnu adresu prvo kreirali na Yahoo-u, a onda je nakon nekog vremena iz bilo kog razloga prebacili na Gmail, to će biti poseban izazov. Ne u tehničkom već u poslovnom smislu. Nakon kreiranja nove email adrese na Gmail-u moraćete da obavestite sve klijente da ste promenili email adresu.

Naravno, dobar deo njih nikada neće ni registrovati to obaveštenje, jer će im biti teško da u moru drugih email-ova prepoznaju baš vašu novu email adresu i povežu je sa vama.

Sa druge strane, sa domenskom poslovnom adresom nećete imati taj problem. Ukoliko jednog dana poželite da promenite svog hosting provajdera, to ćete moći jednstavno da uradite. Isti domen i istu domensku adresu koju koristite, moćićete lako da prebacite na drugog hosting provajdera. Time ne gubite ni reputaciju ni klijente.

Bezbednost

Uobičajeno je da poslovni email-ovi sadrže poverljive informacije. Vi sami ali i vaši klijenti očekuju da te informacije ostanu poverljive i bezbedne od radoznalih očiju. To je teško postići ukoliko koristite neki besplatni email servis.

Provajderi besplatnih email servisa imaju velike baze korisnika i često su na meti hakera. Neretko se desi da neke od tih baza budu kompromitovane, a da se za to nikada ne sazna u javnosti.

Sa duge strane, korišćenjem nekog od takvih besplatnih servisa, rizikujete da prilikom tehničkih problema na serveru email provajdera, nemate kome da se obratite za pomoć. Postoje naravno kontakti tehničke podrške, ali to su često gigantske kompanije koje nemaju praksu odgovaranja na reklamacije korisnika. Bar ne u nekom kratkom vremenskom roku.

Kao po pravilu, takav tehnički problem može doći baš u najnezgodnijem trenutku po vas.

Ukoliko koristite domensku poslovnu email adresu, takvi problemi se jednostavno i brzo rešavaju. Čak i kada se čini da je problem ozbiljniji, hosting kompanije odmah odgovaraju na zahteve i u ekspresnom roku rešavaju svaki problem.

To garantuje da i u slučaju problema niste prepušteni sami sebi i da ćete dobiti tačne i precizne informacije o rokovima za njegovo rešavanje.

Toliko o prednostima domenske poslove email adrese.

Sada da vidimo kako da napravite profesionalnu email adresu.

Kako da odaberete profesionalnu email adresu

Kada je u pitanju savet za kreiranje email adrese koja će izgledati profesionalno, pre svega treba razdvojiti to u dva zadatka. Jedan je odabir naziva domena, a drugi odabir naziva same adrese (onoga što ide ispred znaka @). Pretpostavljamo da ste već odabrali naziv domena, pa ćemo taj deo ovde preskočiti i pozabaviti se samo odabirom prvog dela adrese.

Najvažnija email adresa bi trebalo da je adresa vlasnika preduzeća. Ona može da kaže mnogo toga o vlasniku, a posredno i o samom preduzeću. Dakle, obavezno izbegavajte nadimke ili neke druge neprofesionalne nazive.

Opšta pravila nalažu da se za prvi deo email adrese koriste puno ime i prezime razdvojeni tačkom (npr. ime.prezime@mojakompanija.rs) ili prvo slovo imena i prezime (npr iprezime@mojakompanija.rs ili i.prezime@mojakompanija.rs).

Nije pogrešno ni da za prvi deo email adrese odaberete samo ime ili samo prezime, s tim da u tom slučaju rizikujete da je to teško ispratiti ako se pojavi novi kolega si istim imenom ili prezimenom kao neko od vaših postojećih zaposlenih.

U tom slučaju ćete biti prinuđeni da narušite svoje pravilo za kreiranje email adresa, što može biti izvor potencijalnih problema i zabuna sa adresama. Zato tu opciju preporučujemo samo ukoliko se radi o malom timu koji verovatno neće biti proširivan novim kolegama.

Jednom kada uspostavite svoje pravilo za kreiranje email adresa, držite se njega prilikom kreiranja svih email adresa zaposlenih u vašem preduzeću. Na taj način će vašim klijentima biti lako da stupe u kontakt sa svakim ko im je u nekom trenutku potreban.

Izbegavajte anonimne nazive koji predstavljaju samo funkciju koju neko obavlja u vašem preduzeću (npr. direktor@mojakompanija.rs).

Ako ste veće preduzeće, onda vam može biti neophodno da kreirate i posebne grupne email adrese za određena odeljenja / službe (npr. prodaja@mojakompanija.rs)

To je sasvim u redu i čak je i poželjno jer na taj način optimizujete svoje resurse i imate bolju kontrolu nad email adresama ali i nad poslovnim procesima unutar vašeg predzeća.

Nikako ne ne koristite brojeve u vašoj email adresi, osim ako oni iz nekog razloga moraju biti korišćeni (npr. sektor2@mojakompanija.rs). Ako već morate da ih koristite potrudite se da to bude isključivo za potrebe interne korespondencije.

Specijalni karakteri su krajnje nepoželjni, pa njih nikako ne savetujemo u vašoj email adresi.

Kako da kreirate poslovnu email adresu

Kada ste se konačno odlučili za neki od predloženih modela za odabir domenske poslovne adrese, sada je vreme da je i kreirate. Proces kreiranja je veoma jednostavan i zahteva pristup vašem cPanel nalogu i samo nekoliko minuta vašeg vremena.

Ulogujte se na vaš cPanel nalog i pronađite sekciju pod nazivom E-mail

Sada kliknite na ikonicu Email accounts i otvoriće vam se prozor kao na slici ispod

Ukoliko ste ranije već kreirali neke domenske email adrese, onda će one biti prikazane ovde. Klikom na dugme Create sa desne strane ekrana pokrećete proces kreiranja nove adrese. Ukoliko do sada niste kreirali domensku email adresu, onda svakako kliknite na Create.

Sada treba da u polje Username unesete korisničko ime vaše nove email adrese (prvi deo adrese). Kako smo već konstatovali, dobra praksa je da ovde stavite ime i prezime zaposlenog sa tačkom između (npr. ime.prezime@mojakompanija.rs). Naravno, možete koristiti i neku drugu od predloženih opcija.

Kada ste uneli korisničko ime, sada je potrebno da definišete i lozinku. Potrudite se da ona bude dovoljno kompleksna i dugačka, kako biste osigurali bezbednost vašeg novog naloga. Naravno, naša preporuka je da za svaki nalog definišete zasebnu lozniku.

Nakon što ste uneli i lozniku, kliknite na dugme Create. Otvoriće vam se prozor kao na slici ispod.

To je potvrda da ste uspešno kreirali novu domensku email adresu. Ukoliko želite sada je možete dodatno podesiti klikom na dugme Manage.

U ovom ekranu možete podesiti veličinu inbox-a koji je dodeljen upravo kreiranoj email adresi, kao i definisati neke restrikcije ako je iz bilo kog razloga to neophodno.

Takođe, ukoliko iz bilo kog razloga želite da obrišete neku novu ili staru domensku email adresu, to možete jednostavno učiniti klikom na dugme Delete email account.

Sada možete testirati vašu novu email adresu i po potrebi je podesiti i u vašem izabranom email klijentu.

Time ste ujedno i završili proces kreiranja vaše domenske poslovne email adrese.

Nenad Mihajlović